Introduction

ezCloudhotel là một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện dựa trên nền tảng điện toán đám mây, được thiết kế đặc biệt để tối ưu hoá hoạt động vận hành cho các cơ sở lưu trú từ nhỏ đến vừa. Với giao diện trực quan và thân thiện, ezCloudhotel giúp chủ khách sạn, lễ tân và nhân viên vận hành dễ dàng mọi nghiệp vụ từ đặt phòng, quản lý phòng, chăm sóc khách hàng, đến báo cáo kinh doanh và phân quyền nhân sự, ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại khách sạn.

Ứng dụng này hỗ trợ kết nối đồng bộ với hơn 200 kênh đặt phòng trực tuyến (OTA) để tối đa hoá doanh thu và công suất phòng, đồng thời tích hợp với các thiết bị ngoại vi như máy in, khóa từ và hệ thống POS để tạo ra một quy trình quản lý liền mạch, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Ngoài ra, ezCloudhotel còn cung cấp ứng dụng ezCloudhotel Manager trên di động, giúp chủ khách sạn theo dõi hoạt động kinh doanh và ra quyết định mọi lúc mọi nơi.

Thực trạng

Thời điểm bắt đầu tại ezCloud với vị trí Head of Design. Công ty đang bắt đầu quá trình chuyển giai đoạn từ product-market-fit sang growth cho sản phẩm.

Các sản phẩm của ezCloud mang nặng dấu ấn của MVP: Nhiều technical debt, các luồng cấu hình phức tạp, quy trình triển khai thủ công, giao diện khó làm quen và sử dụng, tạo gánh nặng lên bộ phận triển khai và chăm sóc khách hàng nói riêng và bộ phần kinh doanh, vận hành nói chung.

Thiết kế cũ của ezCloudhotel

Hierachy Architecture kém

Các tính năng được thiết kế phân mảng. Cùng một nghiệp vụ khách sạn nhưng được tổ chức thành các phần khác nhau trên menu khiến cho quá trình tìm hiểu và học sử dụng phần mềm trở nên khó khăn hơn.

Ví dụ: Cùng một nghiệp vụ quản lý phòng và đặt phòng, hệ thống chia ra trên thành menu thành: sơ đồ phòng, quản lý đặt phòng theo khách lẻ, khách đoàn, tạo đoàn, đoàn đang đặt, đoàn đang ở, đoàn đã đi, lễ tân.

Nghiệp vụ quản lý khách tại module "Lễ Tân" và module "Sơ đồ phòng" là giống nhau, tuy nhiên layout được sắp xếp thiếu tính đồng nhất, dẫn đến khó làm quen và thao tác.

Input sử dụng lộn xộn

Các input được lựa chọn không đúng mục đích sử dụng (ví dụ: lựa chọn số sản phẩm là số nguyên nhưng input là slider, icon đứng trước nội dung text là icon xóa, CTA và destructive button có thiết kế giống nhau và là dạng text button)...

Thiết kế thiếu nhất quán về layout, màu sắc, bộ icons sử dụng.

UI Design phổ thông và không có nhận diện thương hiệu

Giao diện ứng dụng được phát triển dựa trên Material Design, bộ branding đã cũ, không có điểm nhấn thiết kế tạo sự khác biệt với các sản phẩm khác trên thị trường. Gây khó khăn trong quá trình marketing sản phẩm đến đông đảo khách sạn hơn.

Objective

• Adapt bộ branding mới cho ezCloudhotel
• Đơn giản hóa lại quy trình triển khai một khách sạn mới thông qua thiết kế lại luồng onboarding và cấu hình khách sạn.
• Đánh giá trải nghiệm tại các luồng chính của nghiệp vụ khách sạn (quản lý phòng đặt, dịch vụ, khách hàng, thu chi và đặt phòng online).
• Thống nhất ngôn ngữ thiết kế và luồng trải nghiệm mới và kiểm tra trên các khách sạn, lễ tân thực tế.

Scope

• Rebranding lại thương hiệu ezCloudhotel
• Thiết kế lại luồng onboarding và cấu hình khách sạn bao gồm: Cấu hình thông tin chung khách sạn, cấu hình phòng, hạng phòng, bảng giá, cấu hình thuế/phí, cấu hình giờ, cấu hình dịch vụ, cấu hình nhân viên & phân quyền, cấu hình tỷ giá.
• Thiết kế luồng quản lý khách đặt bao gồm: Tạo mới đặt phòng khách lẻ / khách đoàn. Quản lý nhận phòng khách lẻ / khách đoàn. Quản lý dịch vụ khách lẻ / khách đoàn. Checkout khách lẻ / khách đoàn.
• Quản lý việc cần làm và bàn giao công việc giữa các ca.
• Quản lý buồng phòng (housekeeping)
• Quản lý kết nối ezCloudhotel với API của nền tảng đặt phòng B2B2C OneInventory.

Design mới

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi không tập trung chia sẻ các case study phân tích nghiệp vụ hay những thay đổi liên quan đến mặt hệ thống. Nội dung của chia sẻ lần này chỉ tập trung vào sự thay đổi về UI và hệ thống thiết kế cho ezCloudhotel nhằm nâng cao nhận diện thương hiệu, cải thiện UX và khả năng scale cho sản phẩm trong giai đoạn growth.